Письма попадают в спам: главные ошибки и способы их избежать

В этой статье мы подробно рассмотрим, почему письма попадают в спам и как этого можно избежать.

Электронная почта остается одним из самых популярных средств общения как для личных, так и для деловых целей. Однако проблема с тем, что письма попадают в папку «Спам», является распространенной и может нанести значительный ущерб для бизнеса и коммуникаций. 

Основная задача спам-фильтров — защищать пользователей от нежелательных и потенциально опасных сообщений. Но иногда даже легитимные письма ошибочно классифицируются как спам. 

Причины, по которым письма попадают в спам

Использование подозрительных тем и содержания письма

Спам-фильтры анализируют не только технические параметры письма, но и его содержание. Если тема письма или его текст содержит ключевые слова и фразы, часто встречающиеся в спам-сообщениях, фильтр может сработать. 

Примеры подозрительных элементов:

• Использование заглавных букв в теме письма: «КУПИ СЕЙЧАС!» или «СКИДКИ ДО 90%».
• Избыточное количество восклицательных знаков или специальных символов: «!!!», «$$$», «100% БЕСПЛАТНО».
• Слова, связанные с финансовыми предложениями, такими как «кредит», «долг», «быстрый заработок».

Низкая репутация отправителя

Почтовые сервисы (например, Gmail, Yahoo, Outlook) и специализированные системы антиспам-защиты отслеживают репутацию доменов и IP-адресов, с которых отправляются письма. Если ваш домен или IP имеет низкую репутацию, это может привести к тому, что ваши письма будут помечены как спам. 

Репутацию могут снизить:

• Массовая рассылка без согласия получателей.
• Жалобы пользователей на ваши письма (если они отмечают их как спам).
• Отправка с незарегистрированного или нового IP-адреса, не имеющего истории.

Отсутствие аутентификации

Современные системы защиты от спама требуют, чтобы отправители писем использовали специальные механизмы аутентификации. Это позволяет убедиться, что письмо пришло от того, кто утверждает, что его отправил. 

Основные методы аутентификации:

• SPF (Sender Policy Framework) — позволяет почтовому серверу получателя проверить, разрешено ли отправлять письма от имени указанного домена с конкретного IP-адреса.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) — добавляет цифровую подпись к письму, которая доказывает, что оно не было изменено в процессе доставки.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) — объединяет SPF и DKIM и предоставляет политику для обработки писем, не прошедших проверку.

Если эти механизмы не настроены или настроены неправильно, вероятность попадания писем в спам увеличивается.

Письма без отписки

Согласно законам многих стран (например, CAN-SPAM в США и GDPR в Европе), каждое коммерческое письмо должно содержать ссылку на отписку. 

Если пользователь не может легко отказаться от получения дальнейших писем, то это может привести к жалобам, что увеличивает вероятность попадания в спам. 

Кроме того, почтовые сервисы сами могут пометить такие письма как потенциально опасные.

Частота и объем рассылки

Отправка большого количества писем за короткий промежуток времени без учета поведения получателей может вызвать подозрения у почтовых серверов. 

Важно не только количество писем, но и то, как на них реагируют получатели. Если значительная часть пользователей не открывает письма или отмечает их как спам, это негативно скажется на вашей репутации.

Плохое оформление письма

Спам-фильтры также обращают внимание на структуру и оформление письма. Некоторые ошибки в оформлении могут повлиять на доставляемость:

• Большое количество изображений без достаточного количества текста.
• Неправильная кодировка письма или ошибки в HTML-коде.
• Использование скрытых ссылок или ссылок с подозрительными доменами.

Использование подозрительных вложений

Вложения в письмах — это один из основных источников вирусов и вредоносных программ. Поэтому, если ваше письмо содержит подозрительные или небезопасные вложения, такие как файлы .exe, .zip, .scr или .bat, существует высокая вероятность того, что оно попадет в спам или даже будет полностью заблокировано почтовыми сервисами. 

Вложения, которые могут нести угрозу безопасности получателя, являются красным флагом для спам-фильтров.

Неправильная настройка обратного DNS-записи

Обратная DNS-запись (rDNS) используется для проверки того, что IP-адрес, с которого отправляется письмо, связан с доменом отправителя. 

Если эта запись отсутствует или настроена неправильно, спам-фильтры могут заподозрить, что письмо отправлено с ненадежного источника, что увеличивает шансы попасть в спам.

Избыточное использование ссылок

Если в письме слишком много ссылок, особенно если они ведут на подозрительные или малоизвестные сайты, это может вызвать подозрения у фильтров спама. 

Особенно опасно использование укороченных ссылок (например, через сервисы вроде bit.ly). Так как их часто применяют спамеры для сокрытия конечного URL.

Как избежать попадания писем в спам

Теперь, когда мы подробно рассмотрели причины, по которым письма могут оказаться в папке «Спам», давайте разберем, что можно сделать, чтобы этого избежать.

Настройте SPF, DKIM и DMARC

Убедитесь, что ваш домен правильно настроен для работы с механизмами аутентификации SPF, DKIM и DMARC. Эти технологии помогут почтовым сервисам убедиться, что ваши письма отправляются с доверенного источника.

• SPF: Убедитесь, что в DNS-записях вашего домена указан список серверов, которые имеют право отправлять письма от вашего имени. Это поможет предотвратить спуфинг.
• DKIM: Настройте подпись DKIM, чтобы почтовые серверы могли проверить целостность письма и подтвердить его подлинность.
• DMARC: Рекомендуется настроить DMARC-запись, чтобы контролировать поведение почтовых серверов в случае отказа от проверки SPF или DKIM.

Поддерживайте хорошую репутацию домена

Ваша репутация как отправителя играет ключевую роль в доставке писем. Чтобы повысить репутацию:

• Отправляйте письма только тем, кто дал согласие на их получение.
• Убедитесь, что ваши подписчики активно взаимодействуют с письмами (открытия, клики).
• Следите за тем, чтобы ваш список рассылки был актуальным, и удаляйте неактивных пользователей.
• Избегайте частых жалоб на спам.

Дайте возможность легко отписаться

В каждом письме должна быть четкая и видимая ссылка на возможность отписаться от рассылки. Это не только поможет вам соблюдать законы, но и позволит избежать жалоб на спам. 

Если пользователи могут легко отписаться, они с меньшей вероятностью будут отмечать ваши письма как нежелательные.

Создавайте качественный контент

Контент вашего письма должен быть актуальным, полезным и привлекательным для получателей. Избегайте использования «спамоподобных» фраз вроде «БЫСТРО ЗАРАБОТАЙ!» или «100% БЕСПЛАТНО!». 

Придерживайтесь следующих правил:

• Тема письма должна быть информативной и соответствовать содержанию.
• Старайтесь использовать больше текста, чем изображений.
• Не злоупотребляйте заглавными буквами и восклицательными знаками.
• Ограничьте количество ссылок и проверяйте, чтобы они вели на доверенные ресурсы.

Отправляйте письма с надежного IP-адреса

Если вы используете собственный почтовый сервер или сервисы массовой рассылки, убедитесь, что IP-адрес, с которого отправляются письма, не занесен в черные списки. 

Регулярно проверяйте репутацию IP-адреса с помощью специальных сервисов, таких как Sender Score, Mxtoolbox или Spamhaus.

Регулярно чистите список рассылки

Поддерживайте актуальность своего списка рассылки. Удаляйте неактивных подписчиков. Так как отправка писем на несуществующие или неиспользуемые адреса может снизить вашу репутацию. 

Вот несколько рекомендаций по чистке списка рассылки:

• Удаление неактивных подписчиков. Если подписчик не открывал ваши письма на протяжении длительного времени (например, 6-12 месяцев), подумайте о том, чтобы исключить его из списка рассылки. Это улучшит ваш процент открытий и снизит риск попадания писем в спам.
• Проведение реактивационных кампаний. Перед тем как удалить неактивных подписчиков, попробуйте отправить им реактивационные письма с предложением подтвердить их интерес к вашей рассылке.
• Использование двойного подтверждения (double opt-in). Этот метод подтверждения подписки помогает убедиться, что человек действительно заинтересован в получении ваших писем. Подписчик должен подтвердить свой адрес электронной почты, перейдя по ссылке в письме, что значительно снижает вероятность попадания в спам.

Следите за частотой рассылки

Слишком частая отправка писем может раздражать подписчиков, что увеличивает риск того, что они начнут помечать ваши письма как спам. 

Важно соблюдать баланс: рассылать письма достаточно часто, чтобы оставаться в памяти подписчиков, но не настолько часто, чтобы перегружать их почтовый ящик. 

Также учитывайте время отправки: лучше отправлять письма в то время, когда они с большей вероятностью будут прочитаны.

Тестируйте ваши письма перед отправкой

Прежде чем отправлять массовую рассылку, рекомендуется протестировать письмо на наличие потенциальных проблем. 

Используйте специальные сервисы для проверки писем, чтобы понять причину, почему ваши письма попадают в спам:

• Mail-Tester — дает оценку вашего письма на основе различных факторов.
• Litmus и Email on Acid — позволяют проверить, как ваше письмо будет отображаться в разных почтовых клиентах и как его оценят спам-фильтры.
• SpamAssassin — это инструмент для анализа и оценки содержания письма на основе множества параметров.

Эти сервисы помогут вам выявить технические ошибки и улучшить структуру письма. Чтобы оно соответствовало требованиям почтовых сервисов.

Работайте над улучшением показателей вовлеченности

Показатели вовлеченности, такие как процент открытий, клики по ссылкам и ответы на письма, являются важными индикаторами для почтовых провайдеров. 

Чем выше вовлеченность вашей аудитории, тем выше вероятность того, что ваши письма будут доставляться в основной почтовый ящик, а не в спам.

• Сегментация аудитории: Разделите ваших подписчиков на группы на основе их поведения, интересов или демографических данных. Например, вы можете отправлять разные письма новым подписчикам и тем, кто регулярно взаимодействует с вашим контентом.
• Персонализация: Используйте персонализированные обращения и предложения, чтобы повысить релевантность писем. Чем больше пользователь чувствует, что письмо адаптировано под его нужды, тем с большей вероятностью он откроет и прочитает его.
• A/B тестирование: Экспериментируйте с темами писем, содержанием и временем отправки. Чтобы понять, какие факторы наилучшим образом стимулируют вовлеченность подписчиков.

Используйте профессиональные сервисы рассылки

Если вы отправляете массовые рассылки, лучше использовать проверенные сервисы электронной почты. Например Джастклик, АвтоВебОфис, Mailchimp, SendGrid, GetResponse или Mailgun. 

Эти платформы следят за своей репутацией и помогают оптимизировать доставляемость писем за счет:

• Автоматической настройки SPF, DKIM и DMARC.
• Мониторинга качества списков рассылки.
• Интеграции с инструментами аналитики для отслеживания показателей вовлеченности.
• Обеспечения высокой степени безопасности и соблюдения законодательных требований.

Добавьте адрес отправителя в белый список

Рекомендуйте вашим подписчикам добавить ваш адрес электронной почты в свой список контактов или белый список (whitelist). Это поможет избежать фильтрации писем как спама на уровне пользователя. Такой совет можно включить в приветственные письма или страницы подписки.

Избегайте подозрительных вложений

Если ваше письмо содержит вложения, убедитесь, что они безопасны и ожидаемы получателем. Лучше всего использовать стандартные форматы файлов, такие как PDF или DOC. И избегать отправки исполняемых файлов (.exe) или архивов (.zip), которые могут быть восприняты фильтрами как опасные. 

Если вам необходимо отправить вложения, убедитесь, что их содержание соответствует теме письма и что получатель ожидает их. В идеале, если ваши вложения не критичны, лучше избегать их совсем. Или предоставлять ссылки на защищённые файлы, размещённые на вашем сайте или в облачном хранилище.

Следите за балансом текста и изображений

Спам-фильтры часто срабатывают, если в письме слишком много изображений и слишком мало текста. Избегайте отправки писем, состоящих только из картинок, так как это типичный признак спама. 

Рекомендуется поддерживать баланс между текстом и изображениями, чтобы почтовые сервисы могли легко анализировать содержание письма. Примерный баланс — 60% текста и 40% изображений.

Дополнительно убедитесь, что у всех изображений есть корректные теги alt (альтернативный текст), которые описывают содержание картинки. Это не только помогает в случае, если изображения не загружаются у получателя, но и может улучшить восприятие письма фильтрами спама.

Контролируйте использование ссылок

Ссылки в письме должны быть максимально прозрачными и вести на надежные, проверенные сайты. Избегайте использования URL-укоротителей (например, bit.ly или goo.gl) и ссылок, ведущих на подозрительные домены. 

Если необходимо вставить ссылки, убедитесь, что они ведут на защищенные ресурсы с HTTPS. Что повышает доверие как со стороны пользователей, так и со стороны почтовых сервисов.

Кроме того, избегайте ссылок, которые не соответствуют содержанию письма. Если письмо обещает одно, а ссылка ведёт на совершенно другой контент, это явный сигнал для фильтров спама.

Персонализируйте письмо

Персонализация — один из лучших способов повысить вовлеченность и улучшить доставляемость писем. Используйте имена получателей в теме письма и в тексте. Чем больше письмо кажется индивидуальным, тем меньше шансов, что оно будет воспринято как массовая рассылка или спам.

Персонализация может включать не только имя, но и другие данные, такие как последние покупки, предпочтения или поведение на вашем сайте. Это делает письмо более релевантным для получателя. И повышает вероятность, что письма не попадают в спам.

Соблюдайте требования законодательства

В разных странах действуют свои законы, регулирующие электронные рассылки. 

Например:

• CAN-SPAM Act (США): требует включения в каждое маркетинговое письмо ссылки на отписку. А также актуального физического адреса отправителя.
• GDPR (Европейский союз): требует явного согласия на отправку писем. А также дает подписчикам право на доступ, исправление и удаление их данных.
• CASL (Канада): требует явного разрешения от получателей на отправку коммерческих писем.

Несоблюдение этих законов может не только привести к юридическим последствиям, но и негативно повлиять на репутацию вашего домена. Что увеличивает вероятность того, что письма попадают в спам.

Используйте чистый и валидный HTML

Если вы отправляете HTML-письма, убедитесь, что код валидный и чистый. Ошибки в HTML-коде могут привести к тому, что письмо будет некорректно отображаться или даже воспринято как потенциально опасное. 

Также избегайте использования сложных или некорректных стилей, таких как встроенные скрипты или флэш-элементы, которые могут быть заблокированы почтовыми клиентами.

Простые, чистые и хорошо структурированные письма имеют больше шансов быть доставленными в основной почтовый ящик ( inbox).

Регулярно анализируйте отчеты и статистику

Используйте инструменты аналитики, предоставляемые сервисами рассылки, чтобы отслеживать эффективность ваших кампаний. 

Обратите внимание на следующие метрики:

• Процент доставляемости: сколько писем было успешно доставлено.
• Процент открытий: сколько получателей открыли ваши письма.
• Процент кликов: сколько раз подписчики кликнули на ссылки в письме.
• Процент отписок: сколько людей отписалось от вашей рассылки после получения письма.
• Жалобы на спам: сколько пользователей отметили ваше письмо как спам.

Эти данные помогут вам понять, какие письма работают лучше, а какие — хуже, и какие действия нужно предпринять для улучшения показателей. 

Особенно важно отслеживать жалобы на спам — если этот показатель высокий, то необходимо пересмотреть стратегию рассылки, контент и частоту отправки писем.

Оптимизируйте время отправки писем

Время отправки играет важную роль в том, как ваши письма воспринимаются получателями. 

Если письмо приходит в неудобное время (например, ночью или в выходные), велика вероятность, что его проигнорируют или удалят. Что негативно скажется на ваших показателях вовлеченности (открытия и клики). Это одна из причин того, что письма попадают в спам

Лучший способ определить оптимальное время отправки — это тестирование. Попробуйте отправлять письма в разное время и анализируйте, когда ваши подписчики наиболее активны. 

Для разных сегментов аудитории оптимальное время может отличаться. Поэтому используйте сегментацию и проводите A/B тестирование для нахождения подходящего времени.

Используйте цепочки писем (drip campaigns)

Цепочки писем, или автоворонки (drip campaigns), позволяют отправлять последовательные письма в зависимости от поведения подписчиков. 

Это помогает поддерживать интерес и устанавливать долгосрочные отношения с аудиторией, не перегружая их почтовый ящик.

Пример цепочки писем:

• Приветственное письмо после подписки.
• Письмо с полезной информацией через несколько дней.
• Напоминание об акции или предложении через неделю.

Цепочки писем позволяют отправлять более целевые и персонализированные сообщения. Что может улучшить вовлеченность и снизить вероятность того, что письма попадают в спам.

Просите подписчиков добавлять ваш адрес в контакты

Чтобы еще больше снизить вероятность попадания писем в спам, вы можете попросить подписчиков добавить ваш адрес электронной почты в свой список контактов или в белый список (whitelist). 

Это можно сделать в приветственном письме или на странице подписки. Когда ваш адрес находится в списке контактов получателя, почтовые сервисы с меньшей вероятностью поместят ваши письма в спам.

Не отправляйте письма слишком большому числу получателей одновременно

Если вы отправляете массовые рассылки, избегайте отправки писем слишком большому числу получателей за короткий промежуток времени. Почтовые сервисы могут воспринять это как подозрительную активность и временно заблокировать отправку писем или поместить их в спам. 

Используйте поэтапную отправку (batch sending), чтобы равномерно распределить нагрузку и избежать блокировок. Многие сервисы рассылки автоматически регулируют скорость отправки, чтобы не перегружать почтовые серверы.

Регулярно обновляйте и улучшайте свои письма

Мир электронной почты постоянно меняется, и то, что работало год назад, может не работать сегодня. 

Регулярно пересматривайте свою стратегию рассылки. Тестируйте новые форматы, темы и контент, чтобы оставаться актуальными и интересными для вашей аудитории. 

Отслеживайте изменения в требованиях почтовых сервисов и законодательстве, чтобы всегда соответствовать стандартам.

Заключение

Когда письма попадают в спам, то это проблема, которая может повлиять на эффективность ваших рассылок и репутацию вашей компании. 

Однако, следуя рекомендациям, описанным выше, вы сможете значительно снизить вероятность попадания ваших писем в спам и улучшить доставляемость. 

Важнейшие факторы успеха — это:

• соблюдение технических стандартов (SPF, DKIM, DMARC);
• поддержание хорошей репутации домена;
• создание качественного и релевантного контента;
• а также внимательное отношение к взаимодействию с аудиторией.

Регулярно анализируйте свои рассылки, экспериментируйте с новыми подходами, и ваши письма будут доставляться прямо в основной почтовый ящик, а не в папку «Спам».